Uma das tarefas mais comuns executadas pelos profissionais do SESMT é escrever procedimentos. Isso na verdade é quase uma atribuição visto que a legislação determina que cabe ao empregador informar os riscos e emitir ordens de serviço sobre segurança e saúde no trabalho e este – nas empresas onde existem profissionais de segurança e saúde do trabalho – vale-se do mesmo para a elaboração dos procedimentos.
Quem atua diretamente na área de prevenção de acidentes sabe da importância dos procedimentos. Na verdade a maior parte da cultura prevencionista brasileira veio destes documentos – escritos ao longo dos anos nos mais diversos locais de trabalho e que pouco a pouco vieram ganhando espaço e alguns deles até mesmo servindo como base para as normas oficiais e técnicas.
Tempos depois com a chegada da “onda da qualidade” o escrever procedimentos tornou-se uma febre que muitas vezes tendenciou ao exagero. Equivocadamente muitas empresas entenderam que escrevendo estariam atendendo as normas ou pelo menos os auditores. Recentemente um dos órgãos responsáveis por uma destas normas alterou substancialmente o sentido da norma e dentre os objetivos – para esta mudança – certamente o coibir o excesso de papel e valorizar a prática – foi levado em conta.
Atualmente, com o despertar para os Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde – temos visto ocorrer a mesma coisa em muitas empresas. Isso sem falarmos na fobia pela obtenção de evidências documentais que ao longo da última década fez com que pilhas e mais pilhas de documentos (procedimentos, instruções, autorizações, etc) fossem sendo desenvolvidos e emitidos pelos SESMT. Entendo, que se por um lado isso contribuiu de alguma forma para formação de conhecimento em nossa área, ao mesmo tempo, tornou-a também um tanto quanto burocrática demais e assim um pouco mais distante da sua real finalidade. Como em tudo na vida – buscar a dose certa parece ser recomendável.
Com este artigo tencionamos fornecer linhas básicas que permitam ao colega de prevenção desenvolver procedimentos de uma forma mais padronizada. Para isso primeiro precisamos entender o que é um procedimento de segurança, ou seja – PROCEDIMENTO DE SEGURANÇA É UMA SÉRIE DE AÇÕES QUE DEVEM SER SEGUIDAS PARA REALIZAR UMA ATIVIDADE DE TAL FORMA QUE ESTA NÃO CAUSE DANOS AO SEU EXECUTOR OU A TERCEIROS
Um ponto essencial a ser observado com relação aos procedimentos é saber se de fato há necessidade de que ele seja escrito. Parece obvio, mas não é. Em muitos lugares de trabalho é comum observarmos aquelas rechonchudas pastas que servem não mais do que objetos de decoração. Precisamos levar em conta algumas coisas da cultura brasileira, a primeira delas e que grande parte de nosso povo não tem o hábito de ler. Assim, o melhor procedimento do mundo torna-se o mais inoperante também. Tenho visto por ai verdadeiros tratados, bem escritos, bem ilustrados e trabalhados, mas que jamais foram capazes de chamar a atenção dos seus reais usuários. Portanto, é preciso definir com clareza quais operações ou ações carecem realmente de procedimentos. Escrever por escrever ou para atender qualquer exigência é perda de tempo e de recursos. Um bom método para discutir a real necessidade é discutir o assunto com um grupo, do qual obrigatoriamente devem fazer parte as pessoas as quais se destinam o procedimento a ser feito.Neste debate devem ser avaliados diversos pontos, entre eles a complexidade da atividade a ser executada, as implicações e conseqüências de uma desvio em alguma das fases, etc.
Escrever procedimentos deve sempre ser trabalho de equipe. Por mais trabalhoso que seja – o desenvolvimento conjunto implica numa espécie de compromisso por parte dos envolvidos o que já é um bom ponto de partida para a futura implantação. Obviamente desta equipe deve fazer parte o especialista em segurança e saúde no trabalho – não para posar como autoridade – mas para garantir que o texto esteja de acordo com as normas oficiais e técnicas. Sempre deve ser priorizada a iniciativa dos demais participantes, pois estes detêm a informação prática e também serão os que seguirão o que for definido. Grande parte do insucesso das normas diz respeito a forma vertical com que são elaboradas e implantadas – ou melhor – impostas.
Da equipe devem fazer parte representantes das áreas envolvidas na situação a ser normalizada. É comum notar que muitas equipes contam apenas com homens de produção deixando de lado por exemplo os integrantes da manutenção. Isso muitas vezes acaba inclusive implicando na geração de mais de um procedimento para o mesmo assunto – o que torna a situação ainda mais complexa e de difícil atendimento. Um bom procedimento deve contemplar todas as fases. Uma dica para a checagem quanto a isso é usar as cinco variáveis do processo (mäo de obra, máquinas, meio ambiente, método e materiais). Olhando-se assim, por exemplo podemos começar pelas necessidades da mão de obra envolvida (exames específicos, treinamentos, pausas, etc). Logo em seguida podemos focar a questão das máquinas e equipamentos (manutenções, preventivas, EPC, limpeza, etc). Passando ao meio ambiente podemos definir as questões de controles ambientais aplicáveis. Indo ao método podemos definir itens importantes para a segurança e ergonomia. Quando chegarmos aos materiais podemos definir inspeções prévias, aprovações para o caso de produtos químicos, etc.
Um ponto importante também a ser observado e a questão de possíveis pontos inter áreas ou departamentos. Não é incomum que situações de risco ou perigo sejam gerados em operações feitas em áreas anteriores do processo e que isso não esteja contemplado no estudo para elaboração ou mesmo no próprio procedimento. Quando este for o caso é essencial envolver no desenvolvimento do procedimento pessoas de outras áreas. Sempre – a difusão e debate sobre os riscos será muito favorável, mesmo que por fim opte-se por não emitir um procedimento.
Um procedimento que surja da real necessidade e que esteja escrito em linguagem acessível e a partir do debate com o envolvidos é sem sombra de dúvida um forte elemento prevencionista – além de ser um documento pleno caso seja preciso demonstrar gerenciamento de segurança para dado assunto. Quando há consciência quanto a real utilidade dos procedimentos estes melhoram em muito a comunicação e minimizam a ocorrência de enganos e falhas.
PROCEDIMENTOS NA PRÁTICA:
Vamos seguir agora passo a passo um roteiro para o desenvolvimento de um procedimento.:
1) Formação de um Grupo de Trabalho
Como já foi dito acima deverá ser composto conforme o assunto a ser tratado. Essencialmente devem fazer parte os representantes do SESMT, da manutenção, da produção e todas as demais áreas que tenham envolvimento com o problema e principalmente com a solução.
Ao formar a equipe – para agilizar os trabalhos – devem ser definidas algumas regras. A primeira delas diz respeito a duração das reuniões, que sugerimos jamais passe de 60 minutos.
Deve-se também definir um líder para orientar os trabalhos e se possível escolher alguma metodologia ou ferramenta para pelo menos no inicio garantir um formato lógico ao debate.
02) Discutir a intenção
É um bom começo – ou seja – fazer ou não um procedimento ? Este procedimento contribuirá para melhoria ? Será possível cumpri-lo ? enfim, conforme a realidade de cada empresa ou assunto.
03) Definir o alcance
Trata-se de uma parte bastante interessante. Cabe aqui a sensatez de notar os limites do grupo e sua ação, se este foi designado pela direção, etc.
Neste ponto é essencial que representantes de todas as áreas a serem alcançadas participem do debate. É muito ruim a cultura de elaborar procedimentos para que os outros cumpram sem que ao menos sejam consultados. Se o procedimento tiver alcance corporativo é preciso discuti-lo com responsáveis por outras fábricas/Unidades/Plantas.
04) Definir o objetivo
Agora que já temos uma equipe de trabalho, a certeza da necessidade do procedimento e o alcance do mesmo, vamos definir o foco do procedimento. Veja que este ponto é de suma importância pois é a partir da clareza deste que teremos ou não um procedimento acessível e interessante. Deve-se evitar a difusão de assuntos e temas, buscando a especificidade que no entanto, contemple todas as fases do processo ou ação.
Daqui sairemos com a definição “Procedimento para......
05) Descrição do procedimento
É a alma do trabalho. Na minha forma de trabalhar recomendo que seja trazido para a reunião uma bem elaborada análise de riscos do processo, operação ou ação que será objeto do procedimento. Neste momento não deve ser apresentado ao grupo as medidas de segurança propostas pois este irá discuti-las na seqüência. O profissional de segurança e saúde deve no entanto manter junto a si as necessidades mínimas e no futuro debate intervir sutilmente quando notar que algo ficou de fora. Com ela em mãos transcrever todas as fases num quadro e discutir exaustivamente com o grupo tanto a seqüência como cada uma das fases. Recomendo que esta fase do trabalho seja feita em mais de uma reunião – ou em quantos forem necessárias conforme a dimensão do estudo.
Nesta fase a participação do Líder do grupo é fundamental e será decisiva para obtenção de um número maior de informações fornecidas pelos participantes.
Concluída a parte de definição das fases e hora de discutir as medidas de segurança. Por experiência própria posso dizer que este momento geralmente é surpreendente para nós que somos da área, pois as medidas propostas geralmente alcançam o mais alto nível e muitas vezes excedem nossas expectativas. Além disso o debate favorece o desenvolvimento da cultura e questionamento da prevenção e como já foi dito anteriormente – traduz-se em compromisso futuro.
Neste ponto é importante zelar pela simplicidade da linguagem. Há toda uma tendência de “escrever difícil para ficar bonito” – procedimento não é poesia !
06) Definir Responsabilidades
Já definimos acima o que deve ser feito, aqui iremos definir por quem será feito. Cuidado especial ao atribuirmos responsabilidades a funções ou áreas ausentes ou mesmo responsabilidades a funções/áreas que não tenham funcionalmente como assumi-las.
07) Citar referências
O procedimento ganhará força ou possibilitará consultas a fontes mais detalhadas quando citarmos as referências utilizadas para sua elaboração.
08) Glossário
Quando for impossível evitar termos técnicos ou que não seja usuais pelos empregados é essencial colocarmos um glossário contendo as palavras e termos que possam ser motivo de duvida.
09) Distribuidor
É preciso dizer quem irá receber o procedimento, geralmente feito pelas funções (Gerentes, Supervisores, Operadores, etc – desta área, ou de todas as áreas ou todas as fábricas, enfim, cada realidade é uma realidade diferente)
10) Anexos
Se há necessidade de planilhas, quadros, desenhos anexos, os mesmos devem ser citados no próprio procedimento em campo especifico.
11) Data de emissão/Responsável pela emissão/Data revisão
Todo procedimento deve ser datado e quando atualizado constar a data de revisão. Deve também ter o nome do(s) responsável(is) pela elaboração/revisão.
OUTRAS RECOMENDAÇÕES
Escrito o procedimento é preciso agora pensar em duas coisas. Primeiramente na forma de distribuição. Difícil definir aqui uma forma única que se aplique a empresas que tenham 50 empregados e outra com 20 mil. Uma coisa é certa: deve ser feita contra assinatura. Hoje em dia, com o uso de meios de informática é comum vermos empresas onde a divulgação de procedimentos é feito via intranet. Acho interessante a modernidade, mas bem sei que nem todos acessam a intranet e que em muitas empresas nem mesmo a disponibilidade de terminais para todas as pessoas. Vale aqui citar que o desconhecimento de um procedimento de segurança muitas vezes e em certos casos pode significar perdas de vidas humanas. Portanto, não confie tanto na modernidade ainda engatinhando em muitas empresas. Um outro bom motivo para ter uma lista de assinaturas é poder depois enviar as atualizações caso sejam necessárias e ter certeza através que todos irão recebe-la.
Também não podemos deixar de pensar na implantação: isso mesmo: alguns procedimentos carecem de ações especificas para implantação, que vão desde simples reuniões até – em alguns casos mais complexos e bem sucedidos – apresentações teatrais. Fica claro que transferir informação para alguém carece de cuidados que devem ser bem analisados e talvez nestes residam os bons resultados.
Bem, de forma geral era isso que tinha a dizer. Espero que tenha contribuído para o desenvolvimento de bons procedimentos que com certeza irão contribuir para o desenvolvimento da prevenção de acidentes.
Cosmo Palasio de Moraes Jr.Técnico de Segurança do Trabalho.
